PMO(プロジェクトマネジメント・オフィス)は、プロジェクトマネジメントを支援する部門または仕組みのことです。プロジェクトの成功率を上げることは、経営や事業にとって好影響をもたらすため、PMOの需要も高まりつつあります。この記事ではPMOの具体的な業務内容やPMとの違い、導入のメリット・デメリット、向いている人の特徴やスキルなどを詳しく解説します。
PMOとは？
まずはPMOの意味について紹介します。
PMO(Project Management Office)とは
PMOとは一般的に「Project Management Office」(プロジェクトマネジメント・オフィス)の略称を指します。
分かりやすく言えば「個々のプロジェクトマネジメントを横断的に支援する部門(または仕組み)」のことです。
各プロジェクトごとに分断されている状況では、ノウハウや知見が組織全体に共有されづらく、マネジメント方式もバラバラで進んでしまいます。
PMOがそれぞれのプロジェクトを横断的に支援することで、ベストプラクティスを集約して、組織全体でプロジェクトマネジメントを最適化していくことができるのです。
ちなみに部門や仕組みだけではなく、PMO業務をおこなう人材のことをPMOと呼ぶこともあります。
そもそもプロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、特定の目標達成にむけて、業務や計画、リソース、進捗などを管理・最適化してプロジェクトを成功に導くことです。
プロジェクトは、特定の目標達成に向けて一定期間おこなう業務や計画を指します。一般的には商品開発、システム開発、サービス開発などを目的にしてプロジェクトごとにチームを立ち上げることが多いです。
マネジメントは「管理」と訳されることが多い言葉。組織においてリソース(人材・資金)、目標、進捗、などを最適化するための手法のことです。
プロジェクトを成功させることができれば事業や組織に大きなインパクトを与えるため、プロジェクトマネジメント自体の最適化を目指すPMOもまた重要であると言えます。
PMOとPMの違いは？
PM(Project Manager)は、プロジェクト全体の責任者です。プロジェクトマネジメントの手法を活用しながら、プロジェクトを成功に導く役割があります。
PMOは、PMのプロジェクトマネジメントを支援する部門・仕組みのことです。PMが目標達成に向けた戦略策定や意思決定に集中できるように、PMOがサポートします。
つまりプロジェクトを成功に導くのがPMの役割、そのためのサポートをするのがPMOの役割という点が両者の違いです。
以下「プロジェクト」に関わる役割や部門を一覧形式で紹介します。混同しやすい「プロダクト」に関わる用語も挙げるので、あわせてチェックしてみてください。
| PMO
(Project Management Office) |
プロジェクトマネジメントを支援する部門・仕組み |
| PM(PjM)
(Project Manager) |
プロジェクト全体の責任者 |
| PL
(Project Leader) |
プロジェクトの実行面を担う責任者 |
| PdM
(Product Manager) |
プロダクト全体の責任者 |
| PO
(Product Owner) |
プロダクト全体の責任者
(おもにアジャイル開発やスクラム開発の場合) |
| PMM
(Product Marketing Manager) |
プロダクトのマーケティング責任者 |
場合によってはPMとPLのどちらもがプロジェクトにアサインされることがあります。
その場合、PMはプロジェクト全体の責任を負う立場、PLはプロジェクトの具体施策など実行面において責任を負う立場、と棲み分けられることが一般的です。
PMは戦略や計画を立ててプロジェクトの進行管理をします。プロジェクトメンバー管理だけでなく、経営陣や協力会社、顧客との中間に入り、プロジェクトの成果に責任を持つのが特徴です。
PLは、PMの立てた戦略や計画に沿ってプロジェクトを実行していきます。PMとともに並走しつつ、プロジェクトメンバーの進捗などを管理する役割です。成果目標よりも行動目標を達成することに重きを置きます。
PM、PL、プロジェクトメンバーだけだとクローズドな状態になってしまいがちですが、そこへPMOが加わることで、PMのプロジェクトマネジメントを客観的な立場から評価・サポートしていくことが可能となるのです。
PMOの具体的な業務・役職
ここからはより具体的なPMOの業務内容、そしてPMO内での役職について紹介していきます。
PMOの具体的な業務
PMOはおもに以下のような業務を通してプロジェクトマネジメントを支援します。
- プロジェクトに関する情報収集・分析
- プロジェクトマネジメント方法の最適化・共有
- プロジェクトマネジメントに必要なツールの調達・開発
- プロジェクトマネジメントについての研修・人材開発
- プロジェクト全体の進捗管理
- プロジェクト全体のリソースやコストの管理・調整
- プロジェクトメンバーの労務管理・環境整備
- 取引先・顧客を含むステークホルダーとのコミュニケーション支援
- 会議の資料作成・ファシリテーション
このようにPMOの業務内容は多岐にわたりますが、組織が抱えるプロジェクトマネジメントの課題によっても活動内容は異なります。
プロジェクト進捗には問題がなくても、膨大な事務作業に忙殺されている場合には、事務作業のアシストが必要となるでしょう。
プロジェクトごとに進捗や目標達成率のばらつきが大きい場合には、ベストプラクティスを共有・標準化したり、プロジェクトマネジメントについての研修・人材育成をしたり、という動きが求められるかもしれません。
PMOは業務内容ありきではなく、あくまでプロジェクトを成功させるために行動していきます。
PMOのおもな役職
PMOにはおもに以下のような役職があります。職務を分担することでPMO業務がスムーズに運営できるのです。プロジェクトの規模や企業文化によっては、1人でいくつかの役職を兼任することもあります。
| PMOアドミニストレーター | PMのサポート役。プロジェクトに必要なデータの収集・分析から事務作業までおこなう。 |
| PMOエキスパート | プロジェクトマネジメントについて、プロセス、ルール、使用ツールなどの策定・改善などをおこなう。 |
| PMOマネージャー | PMO部門の組織マネジメントをおこなう。 |
PMOアドミニストレーターはPMのサポート役として、プロジェクトに関連する業務をおこなうことで、円滑にプロジェクトを進めます。プロジェクトに必要なデータの収集・分析から、書類作成、会議のファシリテーター、経費処理まで幅広くおこなう役職です。
PMOエキスパートは、プロジェクトマネジメント自体の改善・最適化をおこないます。プロジェクトの進行プロセス、データ収集・分析の手法、使用ツールなどを策定・改善しつつ社内での標準化を進めるのがおもな役割です。
取引先・顧客とのコミュニケーションを通じて満足度や改善点を調査したり、プロジェクトマネジメントに関する研修をしたりといった業務もPMOエキスパートの担当範囲とされます。
PMOマネージャーは、PMO部門の組織マネジメントをする役職です。PMO部門の目標策定や戦略策定、予算管理、メンバーの教育やマネジメントなどをおこないます。
また各プロジェクトの統括責任者として、プロジェクトマネジメント方式の策定内容や、プロジェクトの投資判断・継続判断にも責任を持つポジションです。
PMOのプロジェクト内での立ち位置
PMOがプロジェクトに関わるときの立ち位置は、いくつかのパターンがあります。
- 全社型PMO
- プロジェクト内PMO
- ハイブリッド型PMO
全社型PMOは、1つのPMO部門が各プロジェクトに対応します。
プロジェクト内PMOは、各プロジェクトごとにPMOを配置するパターンです。担当するプロジェクトに対してPMと同じ目線で、プロジェクトマネジメントを円滑に進めていきます。
ハイブリッド型PMOは、全プロジェクトに関わる1つのPMO部門がありつつ、各プロジェクトごとにPMOを配置するパターンです。
どのパターンがよいか一概には言えませんが、全社的にプロジェクトマネジメントを最適化していくという目的であれば、全社型PMOもしくはハイブリッド型PMOが採択されるべきと言えるでしょう。
PMO導入のメリット、必要性
PMOを導入するメリットや必要性は、ざっくりと以下のような点が挙げられます
- プロジェクト成功の確実性を上げられる
- 経営戦略・事業計画の確実性を上げられる
- 客観的な立場からプロジェクトをリードできる
それぞれの内容を詳しく解説します。
プロジェクト成功の確実性を上げられる
プロジェクトは特定の目標を達成することに意義がありますが、すべてのプロジェクトが必ず成功するというわけではありません。
例として日本情報システム・ユーザー協会の「企業IT動向調査報告書 2023」のデータを挙げます。同調査によれば、2022年度対象企業のシステム開発における工期・予算・品質は以下のような結果になっています。
- 工期が予定より遅延した割合：約17～51％
- 予算が予定より超過した割合：約11～42.6％
- 品質に満足しなかった割合：約10～30％
参考：企業IT動向調査報告書 2023｜一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会
いずれの割合も、最小値は100人未満のプロジェクト、最大値は500人以上のプロジェクトです。
工期・予算が予定通りに進められないリスクは、小規模なプロジェクトでも最低1割以上、大規模プロジェクトだと約4～5割にもなります。
システムの品質に満足していない割合も高め。大規模なプロジェクトでは、約3つに1つのプロジェクトは品質に不満が残ったということになります。
また、予定通りにならなかった要因として挙げられているなかでも上位だったのは、「計画時の考慮不足」「想定以上の現行業務･システムの複雑さ」でした。
工期・予算のリソース管理や、PMだけでは担えない業務量をアシストするのはまさにPMOの業務です。PMOがプロジェクトマネジメントを支援することで、プロジェクトの成功率を上げることにつながるでしょう。
またPMOがプロジェクトマネジメントを最適化・標準化していくことで、社内全体にプロジェクト成功のための考え方やノウハウが浸透していくというメリットがあります。
経営戦略・事業計画の確実性を上げられる
多くの場合、経営や事業にとって重要な目的・目標がプロジェクト化されます。
プロジェクトを成功させることは、経営戦略・事業計画にのっとった成長ラインを描くための要です。
しかし前述したように、工期・予算・品質などが想定通りにならないプロジェクトは多く存在します。経営戦略・事業計画の内容はよくても、現場の実行面で頓挫してしまっては絵に描いた餅です。
PMOの支援によってプロジェクトの成功率を高めることができれば、経営戦略・事業計画に沿った運営がしやすくなるというメリットが得られます。
プロジェクト全体をPMOが俯瞰できることで、全社的な状況を踏まえた経営判断・リソース調整・コスト調整などもしやすくなるでしょう。
客観的な立場からプロジェクトをリードできる
第三者目線でプロジェクトに関わることにも、PMO導入のメリットがあります。
1つはプロジェクトの成功が属人化しにくくなるというメリットです。
プロジェクト成功のカギとなるプロジェクトマネジメントをPMOが改善・標準化することで、個々人の能力やキャパシティに依存せずに、組織全体で成功率を高めていくことができます。
もう1つはメンバー同士の人間関係や力関係に左右されにくいというメリットです。
たとえば特定の人に遠慮してしまったり、忖度してしまったりと、プロジェクトの成功とは関係ない部分が進行に悪影響を与えてしまう可能性は考えられます。
しかし第三者であるPMOであれば、人間関係に左右されにくく、あくまでプロジェクトの成功やプロジェクトマネジメントの最適化を目的としたフラットなコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
PMO導入のデメリット、導入を迷うケース
PMOを導入するデメリット、導入を迷うケースには以下のようなものがあります。
- コストがかかる
- 導入するかどうかの判断基準が分からない
- コミュニケーションがうまくいかない可能性がある
それぞれ詳しく解説します。
コストがかかる
PMOを新たに設立したり、専門会社に依頼したりする場合、人件費や採用コストがかかってしまうことがデメリットとして挙げられます。
実際の現場ではPMやPMOの専任者がいるのではなく、各専門チームの1人がPMを担うという状況も多いのではないでしょうか。
しかしプロジェクトが大規模になるほど、PMが1人で抱えきれない業務が発生したり、工期や予算がオーバーしたりと、成功率が下がってしまいやすいという面があります。
PMO導入によってプロジェクトの成功率が上がれば、余計なコストをカットしたり、品質や満足度を上げたりすることにつながるでしょう。
プロジェクトがうまくいかずにかかるコストと、PMO導入のためのコストとを天秤にかけて考える必要があります。
導入するかどうかの判断基準が分からない
「これまではPMOなしでプロジェクトを成功させてきた」「この規模のプロジェクトにPMOが必要か分からない」というように、PMOをどのタイミングで導入するかという点は判断に迷うところでしょう。
成長途中のスタートアップや中小企業であれば、なおのことかもしれません。
しかし「PMO導入のメリット、必要性」の見出しでも見たように、100人未満の小規模プロジェクトにおいても、工期や予算がオーバーした割合、品質に不満だった割合はいずれも約1割以上という調査結果もあります。
どんなプロジェクトであっても、PMの負担を減らしたり、適切な進捗管理・リソース管理をしたりすることでメリットが得られるはずです。
コミュニケーションがうまくいかない可能性がある
PMOが導入されれば、プロジェクトに関わる責任者だけでもPM、PMO、場合によってはPLというように、単純に人数が増えてしまいます。
それぞれの責任範囲を明確にしておかないと、コミュニケーションがうまくいかない可能性も。
プロジェクト全体の責任者はPMですが、PMOが主導権を握りすぎてしまうと、円滑な運営を阻害してしまいかねません。
またPMOがプロジェクトマネジメントの標準化に注力するあまり、偏った視点での意見になってしまう可能性もあります。
たとえば、現場の課題感をあまり把握しないまま、進捗管理やリソース管理などのシステム部分にのみ注力してしまうと、意見の食い違いが起こってしまうので注意が必要です。
PMOはあくまでPMのサポート役として、現場の課題感をヒアリングしつつ、横軸でプロジェクトマネジメントをアシストしていく必要があります。
PMOに向いている人の特徴・スキルは？
PMOに向いている人の特徴・スキル、またPMO関連の資格などについて紹介します。
PMOに向いている人の特徴
PMOに向いている人の特徴としては以下のようなものが挙げられます。
- チームとして働くことが好きな人
- チームの課題をヒアリングしながら進められる人
- 取引先や顧客とのやり取りに抵抗がない人
- 課題から逆算して仕組み化できる人
- 効率的な方法を考えたり実行したりできる人
PMOは個人でタスクをこなしたり成果を上げたりするのではなく、あくまでプロジェクトマネジメントを支えるサポート役に徹します。
自分の意見を通すことよりも、ヒアリングやコミュニケーションを通して、チームの課題に対処することが求められるでしょう。
そのためチームで成果を上げることに楽しさを感じるという人のほうが向いていると言えます。逆に個人でスキルを上げたい場合は、ほかの専門職のほうが向いているかもしれません。
またプロジェクトマネジメントを最適化・標準化していくにあたって、課題から逆算して仕組み化したり、効率的な方法を考えたりといったロジカルシンキングも求められます。課題解決能力に自信がある方であれば、実力を発揮しやすいかもしれません。
PMOに必要なスキル
PMOはおもに以下のようなスキルが必要とされます。
- 専門知識
- 資料作成スキル
- データ収集・分析スキル
- PM・PMOとしての経験
- ヒアリング能力・コミュニケーション能力
- リソース管理・進捗管理などのマネジメントスキル
たとえばPMOアドミニストレーターとしてPMのサポート役をする場合、資料作成やデータ収集・分析などのスキルにとくに重点が置かれるでしょう。プロジェクトを円滑に進めるために、PMと並走しながら業務をおこなっていきます。
PMOエキスパートであれば、実際にPMやPMOとして働いた経験が役立つでしょう。現場の課題感やプロジェクトマネジメントの良し悪しを肌感でつかみながら、組織全体で仕組み化を進めていけるはずです。
PMOマネージャーであれば、PMOとしての実務スキルはもちろんですが、組織マネジメントスキルが必要となります。
このようにPMO部門内でもどのような役職・業務を担当するかによって必要なスキルは変わりますが、大切なのはプロジェクトマネジメントを円滑に進めることです。さらに言えばプロジェクトの成功率を上げることにより、経営戦略や事業計画の確度を高めていくことが求められるでしょう。
そう考えると最終的には、経営戦略や事業計画の内容を深く理解し、PMやプロジェクトメンバー、取引先、顧客とうまくコミュニケーションを取りつつ、ロジカルに施策を打つ、という総合的なスキルが必要であると言えます。
PMO関連の資格
PMOは資格がなくても職に就くことができますが、資格を取得することで転職の際にアピールしやすくなったり、自身の知識・スキル向上につなげたりできる可能性があります。
PMO関連のおもな資格は以下のとおりです。
- PJM-A(プロジェクトマネジメント・アソシエイト)
- PMO-S(PMOスペシャリスト)
- PMP(プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル)
PJM-AとPMO-Sは、一般社団法人日本PMO協会による認定資格です。PMO-Sはレベルに応じて2種類用意されていて、どちらもプロジェクトマネジメントの国際基準であるISO21500に準拠しています。
PMPは、PMI(プロジェクトマネジメント協会 )本部認定の、プロジェクトマネジメントに関する国際資格です。PMPは国際標準ではないものの、事実上のスタンダードな資格として、広く世界中で流通しています。
いずれも日本語で受験ができるので、PMOとしてスキルアップやキャリアアップを考えている方は取得を検討してみてはいかがでしょうか。
参考：ISO 21500 – プロジェクトマネジメントの手引 パート1｜一般社団法人 情報サービス産業協会
最後まで読んで頂きありがとうございました。
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